Perencanaan
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Dalam manajemen,
perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana
formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan
tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah
rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu
tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya,
setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal
dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang
harus dilakukan.
Daftar isi
|
[sunting]
Tujuan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan
perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk
manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat
mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama,
dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana,
departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara
serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian.
Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan,
meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun
rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan.
Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien
dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga
dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi
dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan
dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan
dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses
membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer
tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya
hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
[sunting] Elemen perencanaan
Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu
sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
[sunting]
Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu,
grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering
pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat
kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu
sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals
adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran
seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman
humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated
goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk
memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah
sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat
diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan
organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan
tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran
umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals)
yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak
buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini
mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena
mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada
proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan
sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja,"
"naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga
bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi
maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by
objective atau MBO. Pada pendekatan ini,
sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi
juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran
yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga
produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam
pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO
membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan
bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja
memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim
berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada
akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
[sunting]
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan
sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber
daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan
cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya,
rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana
strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi
sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari
anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi
menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka
panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun,
rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun.
Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate
time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana
direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya
memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang
manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer
tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana
seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan
rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang
harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk
"meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail,
misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi
penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans
adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya
adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000
unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang
berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah
prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar